Totaaloverzicht ziekteverzuim koppelen

Kan het totaaloverzicht automatisch worden bijgewerkt met gegevens van de ziekteverzuimkaarten van de werknemers? Het antwoord is ja, maar je hebt er wel wat kennis van Excel voor nodig.

Excel heeft een mogelijkheid om bestanden te koppelen met andere bestanden. Om deze handeling uit te voeren is wel enige kennis van Excel noodzakelijk. Mocht deze beschrijving niet voldoende zijn, dan is het verstandig iemand in uw omgeving te raadplegen die meer kennis van Excel heeft. Easy Template kan helaas geen ondersteuning geven over inhoudelijke functionaliteit van Standaard Microsoft Excel. Wanneer voor elke werknemer een eigen verzuimkaart is aangemaakt, kan een totaaloverzicht worden opgesteld. Dit totaaloverzicht kan op 2 manieren worden gevuld:

  • Handmatig koppelen totaaloverzicht
  • Automatisch koppelen totaaloverzicht

Handmatig koppelen ziekteverzuim Excel
Het totaaloverzicht wordt voorzien van net zoveel regels als er werknemers zijn. Vervolgens neemt u de getallen van de afzonderlijke verzuimkaarten over in het totaaloverzicht.

Automatisch koppelen ziekteverzuim Excel
Het is natuurlijk handiger om een koppeling te maken naar de afzonderlijke verzuimkaarten van de werknemers. Om dit uit te voeren is kennis van Excel nodig. Wanneer je niet bekend bent met het koppelen van Excel bestanden, dan is het verstandig iemand in je omgeving te raadplegen die meer kennis van Excel heeft.

Werkwijze:

  • Open het werkblad “Totaal ziekteverzuim jaartal”
  • Open de te koppelen verzuimkaarten per persoon. Let op de kaarten moeten al bestaan.
  • Verwijder de gegevens in de witte cellen, zodat onderstaande weergave ontstaat.
    Totaaloverzicht koppelen in Excel
  • Ga in het veld nr staan (cel B11)
  • Toets op =
  • Ga naar de eerste verzuimkaart
  • Klik op het veld werknemersnummer
    Excel bestanden koppelen
  • Geef >> Enter
  • De formule geeft aan dat de waarde uit een bepaalde cel moet worden opgehaald. Doordat de cellen in de verzuim zijn samengevoegd, wordt in de formule een reeks van cellen gekopieerd.
    Verkeerde koppeling excel
  • In de cel komt dan eerst de bovenstaande melding te staan.
    Formulebalk in Excel
  • Bewerk bovenstaande formule, zodat onderstaand voorbeeld ontstaat.
    Koppeling verzuimkaart Excel
  • Door vervolgens de formule te kopiëren naar de ander velden van het totaaloverzicht, hoeft alleen de celverwijzing worden aangepast.

LET OP
Besef wel dat het totaaloverzicht niet als los bestand kan worden verstuurd per e-mail. De ontvanger heeft immers geen toegang tot de onderliggende verzuimkaarten. Tenzij dit uiteraard als een PDF-bestand wordt verzonden.

De volgende formules zijn ontstaan:
Nr ='[Ziekteverzuim jaartal Jan Jansen.xls]jaartal’!$H$12
Naam ='[Ziekteverzuim jaartal Jan Jansen.xls]jaartal’!$H$13
Vestiging ='[Ziekteverzuim jaartal Jan Jansen.xls]jaartal’!$H$14
Afdeling ='[Ziekteverzuim jaartal Jan Jansen.xls]jaartal’!$H$15

Overal waar “jaartal” moet dus het huidige jaar komen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *